HÓA ĐƠN VIẾT CÁCH QUYỂN, CÁCH SỐ THỨ TỰ PHẢI LÀM SAO?

- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.”

(Theo điểm d khoản 1 điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC)

- Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cửa hàng cùng dùng một mẫu hoá đơn, thì phải thực hiện như sau:

Doanh nghiệp phải dùng sổ theo dõi khi có nhiều đơn vị trực thuộc cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in.

Doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng, cùng sử dụng một loại hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử, phải có phương án cụ thể để quản lý việc sử dụng hoá đơn của toàn cơ sở bán hàng..

1. HÓA ĐƠN VIẾT CÁCH QUYỂN

Viết hóa đơn cách quyển là viết hóa đơn không theo số thứ tự quyển từ nhỏ đến lớn.

* Cách 1: Thu hồi hoá đơn đã xuất

Với trường hợp việc thu hồi hoá đơn đã xuất cho khách hàng được thực hiện dễ dàng và có thể thoả thuận được thì:

- Lập biên bản thu hồi hoá đơn đã xuất và có đầy đủ chữ kỹ, dấu các bên.
- Xuất hoá đơn lại từ quyển số 01.

- Với những hoá đơn đã thu hồi lại sẽ gấp lại tại cuống, gạch chéo các liên. Sau này khi - - DN báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn thi ghi mục xoá bỏ chỉ tiêu [15]

* Cách 2: Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng quyển hóa đơn đang viết cách cho đến hết và thực hiện việc hủy các quyển chưa dùng.

Hồ sơ thủ tục huỷ hoá đơn:

- Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục dùng quyển hoá đơn viết cách, tiến hành huỷ quyển hoá đơn chưa dùng, theo qui định các bước tiến hành huỷ như sau:

Tại điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính qui định hồ sơ huỷ hoá đơn như sau:
Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

* Theo qui định trên, để huỷ hoá đơn doanh nghiệp thực hiện như sau:

- Quyết định thành lập hội đồng huỷ hoá đơn (Trừ các hộ, cá nhân kinh doanh)

- Bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ ghi chi tiết.

- Biên bản huỷ hoá đơn.

- Thông báo kết quả huỷ hoá đơn: (Theo mẫu 3.11 phụ lục 3 ban hành theo thông tư 39/201/TT-BTC).

- Hồ sơ huỷ được lưu tại doanh nghiệp.

- Thông báo kết quả huỷ lập thành 02 bản, nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, lưu 1 bản tại doanh nghiệp khi có dấu đã nhận của cơ quan thuế.- Thời gian chậm nhất 5 ngày kể từ ngày tiến hành huỷ, doanh nghiệp phải nộp thông báo kết quả huỷ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

* Mức phạt hóa đơn viết cách quyển:

“Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn thực hiện liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước), tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn.”

(Theo Điểm b1, Khoản 3, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC)

2. HÓA ĐƠN KHÔNG VIẾT THEO SỐ THỰ TỰ(CÁCH SỐ)

Ví dụ : Công ty Thịnh Vượng có 3 hóa đơn xuất như sau:

Ngày 15/04/2017 xuất số hóa đơn 001024

Ngày 14/04/2017 xuất số hóa đơn 001025

Ngày 15/04/2017 xuất số hóa đơn 001026.

Ở đây hóa đơn đã không được lập theo đúng thứ tự từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp này chúng ta xử lý như sau:

* Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót: Kế toán lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã bị ghi không đúng thứ tự ngày tháng.

* Bước 2: Xuất lại các hóa đơn đã thu hồi, viết ngày tháng theo đúng thứ tự.
Kế toán cần thu hồi hóa đơn số 001025, sau đó xuất lại hóa đơn số 001027 ghi ngày 15/04/2017.
* Mức phạt hóa đơn viết cách số:

“Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.”

(Theo Điểm b2, Khoản 3, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC)